Als probleemoplosser helpen wij u graag weer op weg!

Jos Jalving

Vacature – Office Manager

AIVN is sinds de oprichting in 2007 uitgegroeid tot een professionele probleemoplosser die indrukwekkende projecten heeft mogen begeleiden in heel Europa. Door een constant groeiende hoeveelheid opdrachten is er binnen AIVN ruimte ontstaan voor uitbreiding. Wij zijn hiervoor op zoek naar een ervaren Office Manager.

Als office manager ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van onze organisatie. Je ondersteunt het management op alle fronten, jij bent de duizendpoot die we niet kunnen missen. Je houdt je bezig met het opzetten en soepel laten verlopen van interne bedrijfsprocessen die onder andere te maken hebben met administratie, personeel en organisatie. AIVN B.V. werkt vanuit twee vestigingen, gevestigd in Borger en Hilversum. Beide vestigingen dienen als één bedrijf te fungeren en dit uit te stralen naar haar omgeving.

Het doel van de functie is:
Het ondersteunen van het management en de medewerkers van AIVN B.V. middels het uitvoeren van organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden.

De taken van de Office Manager zijn:

  • Het ondersteunen van het managementteam en de medewerkers van AIVN B.V.
  • Communiceert interne afspraken naar managers en/of medewerkers
  • Agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen
  • Uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten
  • Verzorgen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post, fax)
  • Het voeren van kwaliteitsbewaking op alle uitgaande correspondentie
  • Tekstuele controle
  • Controle op volledigheid
  • Het opstellen van teksten voor marketingdoeleinden
  • Verantwoordelijk voor het gestructureerd en accuraat verwerken van documentatie
  • Je zet interne bedrijfsprocessen op en werkt aan de verbetering van bestaand
  • Kennis van de lopende projecten, de daarbij behorende prioriteitstelling en de werkverdeling
  • Bewaakt de naleving van afspraken, termijnen en routing
  • Houdt overzicht over de werkzaamheden en stelt prioriteiten
  • Onderhoudt de bedrijfswebsite en/of externe bedrijfscommunicatie
  • Draagt zorg voor de interne mededelingen en het organiseren van “bedrijfsuitjes”
  • Draagt bij aan marketing werkzaamheden
  • Controleren van urenregistratie/facturatie. O.a. bestaande uit:
  • Controle wekelijkse urenmutaties op volledigheid en juistheid
  • Voert in overleg met projectleiders correcties door
  • Verspreidt de urenmutaties aan betreffende projectleiders ter controle
  • Twee maandelijkse verwerking van urenmutaties
  • Opstellen tweemaandelijkse onderhandenwerklijst
  • Administratieve ondersteuning door middel van invoeren administratieve gegevens en controle hiervan
  • Controleren en corrigeren van (sub)administraties
  • Beheer van informatie
  • Alle voorkomende werkzaamheden ten aanzien van de ondersteunende diensten binnen AIVN B.V.

Gevraagde kennis/ervaring:
Minimaal HBO werk- en denkniveau en/of relevante opleiding/werkervaring.

Vaardigheden:

  • Je bent zelfstandig, creatief, opgewekt en werkt graag in teamverband
  • Beschikt over goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en PowerPoint
  • Kan goed organiseren
  • Is flexibel
  • Kan zaken goed structureren en prioriteiten stellen
  • Kan ook onder druk gestructureerd en accuraat werken
  • Heeft kennis van administratieve processen en inzicht in verbetering hiervan
  • Kan informatie analyseren
  • Heeft een positieve instelling / is oplossingsgericht
  • Heeft goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatisering)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement (Exact/ OneNote)
  • Heeft kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoering procedures
  • Heeft basiskennis van/ en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de branche / relaties waar veel mee wordt samengewerkt
  • Beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Wij bieden een aantrekkelijke en afwisselende functie binnen een open en informele werkomgeving met veel vrijheid en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Wij bieden een passend salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden.

Voor vragen kun je contact opnemen met algemeen directeur dhr. ing. J.(Jos) Jalving. Graag ontvangen wij jouw CV voorzien van motivatie. Dit kan tot 1 april 2018. Deze kun je sturen naar info@aivn.nl onder vermelding van de openstaande vacature. Uiteraard kun je ook schriftelijk reageren via:

AIVN B.V.
T.a.v. dhr. ing. J.(Jos) Jalving
De Baander 2
9531 MC Borger
Tel: +31 (0)599-235528